ChatGPT im Berufsalltag: Chancen, Risiken und typische Fehler

Berufstätige Person prüft am Laptop KI-gestützte Arbeitsentwürfe in einem modernen Büro.

Wo ChatGPT im Arbeitsalltag helfen kann

Eine E-Mail formulieren, eine umfangreiche Aufgabe strukturieren oder aus Notizen eine übersichtliche Zusammenfassung erstellen: Für solche Tätigkeiten ist ChatGPT ein praktisches Hilfsmittel. Besonders nützlich ist es, wenn das Ziel bereits feststeht, aber die Ausarbeitung noch Zeit kostet.

Der Einsatz reicht von der täglichen Korrespondenz bis zur Vorbereitung interner Besprechungen. Aus wenigen Stichpunkten können beispielsweise verschiedene Formulierungsentwürfe entstehen. Eine ungeordnete Aufgabenliste lässt sich nach Themen gliedern, während komplexe Sachverhalte für unterschiedliche Zielgruppen verständlicher aufbereitet werden können.

Auch bei der Recherche unterstützt ChatGPT, indem es Suchfragen entwickelt, Begriffe erklärt und Informationen strukturiert. Eine KI-Antwort ersetzt allerdings keine überprüfbare Originalquelle. Ob aktuelle Informationen oder externe Anwendungen tatsächlich verfügbar sind, hängt von den verwendeten Funktionen und Zugriffsrechten ab.

Die folgenden Anwendungsbereiche zeigen, wo Unterstützung möglich ist und welche Kontrolle weiterhin notwendig bleibt.

Aufgabe	Mögliche Unterstützung	Notwendige Kontrolle
Texte und E-Mails	Entwürfe, Formulierungen, Korrekturen	Ton, Inhalt und Adressaten prüfen
Recherche	Themenübersicht, Suchansätze, Erklärungen	Fakten und Originalquellen prüfen
Planung	Aufgaben gliedern, Abläufe vorbereiten	Termine und Prioritäten abgleichen
Organisation	Checklisten, Vorlagen, Zusammenfassungen	Vollständigkeit und Datenschutz prüfen

Wann aus KI-Unterstützung echte Zeitersparnis wird

Der größte Nutzen entsteht häufig bei Vorarbeiten. ChatGPT kann einen ersten Textentwurf liefern, Ideen sortieren oder wiederkehrende Arbeitsschritte vorbereiten. Beschäftigte müssen dann nicht jedes Mal bei null beginnen.

Das spart jedoch nur Zeit, wenn das Ergebnis anschließend mit überschaubarem Aufwand geprüft und weiterverarbeitet werden kann. Benötigt eine fehlerhafte Zusammenfassung mehr Nacharbeit als die ursprüngliche Aufgabe, bleibt von der erhofften Produktivität wenig übrig.

Hilfreich sind deshalb klare Vorgaben für regelmäßig anfallende Tätigkeiten. Wer beispielsweise interne Besprechungsnotizen in ein einheitliches Format übertragen möchte, kann Struktur, Reihenfolge und gewünschte Detailtiefe festlegen. Die dafür genutzten Informationen müssen selbstverständlich zur Verarbeitung freigegeben sein.

KI-Unterstützung ist außerdem nicht automatisch eine vollständige Automatisierung. Einen Arbeitsablauf zu beschreiben ist etwas anderes, als Anwendungen miteinander zu verbinden und Aufgaben zuverlässig auszuführen. Wer mehrere Arbeitsschritte technisch verknüpfen möchte, sollte zunächst den tatsächlichen Prozess verstehen. Darauf geht auch der Beitrag zur KI-Automatisierung und dem richtigen Einstieg in digitale Vorhaben ein.

Ein kleiner, klar abgegrenzter Einsatzbereich ist häufig der bessere Anfang als eine umfassende Umstellung des gesamten Arbeitsalltags.

Wenn überzeugende Antworten trotzdem falsch sind

ChatGPT kann Informationen sehr verständlich darstellen und trotzdem Fehler machen. Diese falschen oder erfundenen Inhalte werden häufig als Halluzinationen bezeichnet.

Das Problem liegt darin, dass eine Antwort nicht unbedingt unsicher klingt, nur weil sie sachlich falsch ist. Jahreszahlen, gesetzliche Regelungen, Zahlenangaben oder sogar Quellen können unzutreffend sein. Auch Zusammenfassungen können wesentliche Einschränkungen übersehen oder Aussagen aus ihrem Zusammenhang lösen.

Bei beruflichen Entscheidungen kann das Folgen haben. Werden falsche Informationen in Kundenunterlagen, interne Auswertungen oder öffentliche Texte übernommen, verbreitet sich der Fehler möglicherweise weiter.

Deshalb sollten insbesondere diese Inhalte kontrolliert werden:

Zahlen, Berechnungen und wirtschaftliche Angaben
Gesetze, Fristen und rechtliche Aussagen
Quellen, Studien und angebliche Zitate
Informationen über Produkte, Unternehmen und aktuelle Entwicklungen

Eine aktivierte Websuche kann bei der Prüfung helfen, macht das Ergebnis aber nicht automatisch richtig. Maßgeblich bleibt, was tatsächlich in der Originalquelle steht.

Wie sich solche Fehlerquellen bei ChatGPT und anderen KI-Systemen erkennen lassen, wird im weiterführenden Cendovar-Beitrag genauer erläutert.

Für den Berufsalltag gilt: Ein sprachlich fertiger Text ist noch kein fachlich freigegebener Text.

Datenschutz: Was gehört nicht in einen Chat?

Bei der Arbeit mit ChatGPT können Informationen verarbeitet werden, die nicht für externe Systeme bestimmt sind. Dazu gehören beispielsweise Kundendaten, Personalunterlagen, interne Kalkulationen, Vertragsinformationen oder vertrauliche Geschäftsstrategien.

Solche Inhalte sollten nicht ohne entsprechende Berechtigung, klare betriebliche Vorgaben und datenschutzrechtliche Prüfung eingegeben werden. Bei personenbezogenen Daten müssen unter anderem Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung geklärt sein. Auch vertragliche Verschwiegenheitspflichten sind zu berücksichtigen.

Das Entfernen von Namen reicht nicht immer aus. Aus einer Kombination von Beruf, Wohnort, Alter oder anderen Einzelheiten kann eine Person unter Umständen weiterhin erkennbar sein.

Private und geschäftliche ChatGPT-Zugänge unterscheiden

Bei persönlichen ChatGPT-Konten hängt die Verwendung von Gesprächsinhalten zur Modellverbesserung unter anderem von den gewählten Datenkontrollen ab. Über die Einstellungen lässt sich die entsprechende Option deaktivieren.

Für ChatGPT Business und Enterprise erklärt OpenAI, dass Inhalte der geschäftlichen Arbeitsbereiche standardmäßig nicht zum Modelltraining verwendet werden.

Das bedeutet jedoch nicht, dass jedes Unternehmensdokument automatisch zur Eingabe freigegeben ist. Zugriffsrechte, Aufbewahrung, mögliche Weitergaben über angebundene Anwendungen und die betrieblichen Datenschutzanforderungen müssen weiterhin geprüft werden.

Für unkritische Aufgaben können neutrale oder ausdrücklich fiktive Beispiele eine gute Alternative zu echten Kundendaten sein. Unternehmen sollten zudem festlegen, welche KI-Werkzeuge und Anwendungsfälle Beschäftigte nutzen dürfen.

Fünf typische Fehler bei der Nutzung von ChatGPT

Viele Schwierigkeiten entstehen bereits bei der Aufgabenstellung. Mit einigen einfachen Gewohnheiten lassen sie sich reduzieren.

1. Zu ungenaue Anweisungen

Ein Auftrag wie „Schreib mir eine E-Mail“ lässt viele Fragen offen. Ziel, Empfänger, Ton und Länge fehlen. Je klarer die Aufgabe formuliert ist, desto gezielter kann ChatGPT einen brauchbaren Entwurf erstellen.

2. Wichtiger Kontext fehlt

Ohne Hintergrundinformationen muss die KI Annahmen treffen. Besser ist es, Zweck, Zielgruppe und notwendige Rahmenbedingungen zu nennen, soweit diese Informationen zur Eingabe geeignet sind.

3. Komplexe Aufgaben werden nicht gegliedert

Bei umfangreichen Vorhaben hilft ein kontrollierter Ablauf: zunächst die Struktur erstellen, danach einzelne Abschnitte ausarbeiten und am Ende das Ergebnis zusammenführen. So lassen sich Fehler leichter erkennen.

4. Die erste Antwort wird sofort übernommen

Auch eine gut formulierte Antwort kann unvollständig sein. Inhaltliche Rückfragen, Korrekturen und eine abschließende Prüfung gehören deshalb zum Arbeitsprozess.

5. Die Verantwortung wird an die KI abgegeben

ChatGPT kann Vorschläge erarbeiten, sollte aber keine ungeprüften Entscheidungen über Kunden, Beschäftigte oder andere betroffene Personen treffen. Die fachliche Bewertung und Freigabe bleiben beim Menschen.

Ein einfacher Ablauf für bessere Ergebnisse

Ein guter Einstieg besteht aus vier Schritten: Aufgabe festlegen, geeigneten Kontext liefern, Ergebnis prüfen und erst danach verwenden.

Ein beispielhafter Prompt für eine unkritische Schreibaufgabe könnte lauten:

„Formuliere aus diesen frei erfundenen Stichpunkten eine freundliche geschäftliche E-Mail. Zielgruppe sind bestehende Geschäftspartner. Verwende einen sachlichen Ton und höchstens 150 Wörter. Ergänze keine Informationen, die nicht in den Stichpunkten enthalten sind.“

So werden Erwartungen bereits vor der ersten Antwort geklärt. Bei wiederkehrenden Aufgaben können solche Formulierungen als Vorlage dienen und bei Bedarf angepasst werden.

Der größte Nutzen entsteht durch klare Aufgaben und Kontrolle

ChatGPT eignet sich besonders als Unterstützung bei der Vorbereitung, Strukturierung und sprachlichen Ausarbeitung beruflicher Aufgaben. Ob daraus eine echte Entlastung entsteht, hängt von der Qualität der Vorgaben und vom anschließenden Prüfaufwand ab.

Für Unternehmen lohnt es sich deshalb, mit klar definierten, datenschutzrechtlich geeigneten Aufgaben zu beginnen. Wer zuverlässig zwischen KI-Entwurf und eigener fachlicher Entscheidung unterscheidet, kann die Möglichkeiten nutzen, ohne die Verantwortung aus der Hand zu geben.

Wichtiger Hinweis
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und Orientierung. ChatGPT kann fehlerhafte, unvollständige oder veraltete Informationen liefern. KI-generierte Ergebnisse sollten deshalb vor ihrer beruflichen Verwendung sorgfältig geprüft werden. Personenbezogene Daten, vertrauliche Kundeninformationen und interne Unternehmensunterlagen dürfen nur unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften und betrieblichen Vorgaben verarbeitet werden. Der Einsatz von ChatGPT ersetzt keine erforderliche fachliche, rechtliche oder datenschutzrechtliche Prüfung. Die Verantwortung für die Verwendung der Ergebnisse und darauf beruhende Entscheidungen bleibt beim jeweiligen Nutzer beziehungsweise Unternehmen.